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Tips para administrar mejor tu tiempo en la oficina

Tips para administrar mejor tu tiempo en la oficina

25/09/2015

Si estás leyendo esto en vez de hacer tu trabajo, es muy probable que tengas problemas para administrar eficientemente tu tiempo. Pero no estás solo. De acuerdo con una encuesta realizada por Salary.com, 90% de los trabajadores pierde por lo menos media hora cada día de trabajo, sin incluir la hora de la comida ni descansos programados. Aunque las computadoras han aumentado dramáticamente nuestra eficiencia, también han potenciado al máximo nuestra distracción.

Internet es como el vecino de al lado que nos sigue invitando a jugar cuando sabemos que tenemos que hacer la tarea. Él y el correo electrónico ofrecen grandes distracciones a cada minuto y a cada hora que se nos hace casi imposible enfocar toda nuestra atención en tareas más importantes.

Ya que las fronteras entre nuestros proyectos con frecuencia son prácticamente inexistentes –y ciertamente ocurre lo mismo con nuestras jornadas laborales– vivimos en una maraña interminable de trabajo y vida. Podemos comprar un boleto de avión mientras participamos en una conferencia telefónica y enviar correos electrónicos de trabajo desde un paseo por la costera de algún puerto durante nuestras vacaciones. Es difícil establecer los límites y enfocarse en una sola cosa.

Hoy más que nunca, los trabajadores tienen más que hacer y menos tiempo para hacerlo. Afortunadamente, hay toda una comunidad de personas que se especializan en la productividad y la administración del tiempo. Su gurú es David Allen, autor del libro Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity –oGTD para sus devotos–. Otro aficionado a la eficiencia es Merlin Mann, fundador del blog 43 Folders, y además está el sitio altamente adictivo Lifehacker.com y otros. No hay una talla única para todos para alcanzar la productividad, pero Allen y compañía tienen algunas grandes ideas para ayudar a sacar el desorden de tu vida y alcanzar grandes impulsos creativos a tu productividad.

Algunos de sus consejos, como la eliminación del multitasking, podrían parecer tontas. Aparentemente serás mucho más productivo si revisas tu correo electrónico sólo unas pocas veces al día, en vez de cada minuto, como la mayoría de nosotros hace. Pero gran parte de ellos son bastante sensatos, son una especie de “Sé que debería hacer eso, pero en realidad nunca lo hago”.

La misión de Allen es ayudar a la gente a controlar todos los elementos de su lista de pendientes que flotan en su cabeza, y luego organizarlos sistemáticamente. Un sistema permite identificar el siguiente paso a dar en cada proyecto y mantener el avance en esos proyectos, al tiempo que liberas tu mente, te relajas y te permites pensar en cosas más importantes. “Mantener tu mente enfocada y administrar tu inventario de compromisos de forma clara te permite concentrarte y controlar tu labor”, dice Allen. “Además te proporciona un contexto crítico para tomar decisiones importantes acerca de a dónde vas y lo que es realmente importante, para que así puedas tomar decisiones sobre lo que debes hacer y no, basándote en esas listas.”

Una buena parte de la conversación en torno de la productividad involucra tecnología de gestión. Gretchen Rubin, autor del bestseller The Happiness Project, también colabora en nuestra lista de tips para sacarle mejor provecho a tu día:

1. Tomas las riendas de tu correo electrónico.

La tecnología es un gran siervo, pero un amo terrible. David Allen dice que si responder o leer un correo tarda menos de dos minutos, siempre debes hacerlo de inmediato.  Si la tienes, desactiva esa alerta parpadeante en tu pantalla que aparece cada vez que recibes un mail. Envía menor para recibir menos: Mantén la brevedad en tus correos electrónicos y escribe una cantidad menor de ellos. Si es posible, sólo revisa tu correo en horarios establecidos durante el día.

2. Tómate unos minutos varias veces al día para despejar tu mente y reorientar tus pensamientos.

No tienes que sentarte en flor de loto y meditar, pero sí puedes caminar un par de cuadras o simplemente tomarte unos minutos lejos de la pantalla de la computadora para mantenerte más fresco mentalmente y enfocarte en tu trabajo.

3. Saca el máximo partido de las listas de tareas pendientes.

David Allen dice que todos deben tener una forma organizada, clara y sencilla de escribir todo lo que necesitan recordar. De esa manera no tendrás que permanecer despierto en la cama por las noches tratando de recordar algo crucial que estas seguro de haber olvidado. Los expertos en productividad dicen que debes tener varias listas, incluyendo una corta de una a tres cosas que indiscutiblemente tienes que hacer cada día. Delega todo lo que puedas y sé realista sobre lo que puedes lograr razonablemente en un día. No te sabotees tú mismo redactando una agenda irrealmente larga.

4. Si es posible, deja de lado todo el peso muerto que te quita tiempo creativo.

El objetivo de la administración del tiempo es liberarte para enfocarte en ideas más profundas. Trata de programar periodos de tiempo creativo a lo largo del día, si puedes silencia el timbre del teléfono, cierra la puerta (o usa unos audífonos con cancelación de ruido) y evita el correo electrónico.

5. Elimina las reuniones innecesarias.

Sé implacable sobre la protección de tu tiempo. Di no a todas las reuniones que no sean realmente necesarias.

6. Evita el multitasking.

Haz sólo una cosa a la vez y trabaja en esa tarea en ráfagas de hasta una hora.

7. Libera tu escritorio.

Pasa los últimos 15 minutos de cada día ordenando tu escritorio. Deshazte de lo que no es necesario y guarda lo que sí lo sea. David Allen recomienda tocar sólo un trozo de papel a la vez. Valora su relevancia, actúa en consecuencia y ve por el siguiente.